Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуаци иПисьма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 ; Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 :

• <если> работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты - по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

• <если> работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай - если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , .

Комиссия банка за обмен валюты - это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие йп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн оч. 2 ст. 168 ТК РФ ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов - они покрываются за счет суточны хп. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс яПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк еп. 3 ст. 217 НК РФ : в России - 700 руб., за рубежом - 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда - по российски мп. 18 Положения № 749 ; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205 , .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ ль -ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22 , от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть - после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

• <если> работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
• <если> работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет - ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России - в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Расчет командировочных расходов
от « 30 » мая 20 14 г.

1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 » мая 20 14 г.) - 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы - 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

№ п/п	Подтверждающий документ			Вид расхода	Расходы
	дата	наименование	номер		руб.	евро	курс пересчета
1	2	3	4	5	6	7	8
1	19.05.2014	Справка банка	В-548	Комиссия банка за обмен рублей на евро	120,00	-	-
2	20.05.2014	Билеты на поезд	45872645, 45872646	Железнодорожные билеты Тверь - Москва и Москва - Тверь	3 200,00	-	-
3	20.05.2014	Чек ККТ	689		50,00	-	-
4	20.05.2014	Билет	5473265		400,00	-	-
5	20.05.2014	Авиабилет	670203757	Авиабилет Москва - Берлин	7 900,00	-	-
6	20.05.2014	Билет	50268753	Билет на общественный транспорт «7-Day-Pass»	1 440,00	30,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
7	26.05.2014	Авиабилет	530248276	Авиабилет Берлин - Москва	7 968,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	166,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
8	27.05.2014	Счет из гостиницы	22576		16 032,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	334,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
					9 550,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	191,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	50При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
9	27.05.2014	Билет	5836	Билет на аэроэкспресс до аэропорта	400,00	-	-
10	27.05.2014	Чек ККТ	3989	Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро)	50,00	-	-
11	30.05.2014	-	-		450,00	9,00	50
					22 190,93	471,00Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета	47,1145Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета
Итого					69 750,93	х	х

5. Остаток /перерасход в рублях: 9 750,93 руб. Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплин ыПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс - 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работник у

№ п/п	Подтверждающий документ			Вид расхода	Расходы
	дата	наименование	номер		руб.	евро	курс пересчета
1	2	3	4	5	6	7	8
…
8	27.05.2014	Счет из гостиницы	22576	Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость - 525 евро	25 200,00	525	48
…
10	29.05.2014	Справка банка	ХХ-13	Расход из-за разниц курсов при обмене валюты (29 евро х (48 руб/евро – 47 руб/евро))	29,00	-	-
11	30.05.2014	-	-	Суточные за время командировки по 60 евро/день (8 дней - с 20.05.2014 по 27.05.2014) - всего 480 евро	22 992,00	479	48
					47,12	1	47,1145
Итого					69 796,12	х	х

4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб. + 47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.

В текущем 2018 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет

Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:

• находятся в декрете;
• имеют оформленные ученические договорные соглашения;
• состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
• являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.

Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.

В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам :

• женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
• у которых есть ребенок-инвалид;
• если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
• с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.

Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.

Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.

Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.

Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.

Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации . Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.

Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.

Читаю статью Зарплата №2 от февраля 2016. По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку, в ней написано,что работник не может подтвердить обменный курс, то пересчитайте валюту в рубли по курсу ЦБ РФ на день выдачи аванса (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836); в то время как Журнал «Российский налоговый курьер» № 12, Июнь 2015 Загранкомандировка: налоговые сложности пересчетаутверждает, что Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.Это две разные даты. Какой статье верить? Мы перечислили аванс в рублях на личную карту, за границей он будет рассчитываться личной картой документы привезет в валюте. я бы пересчитала на дату утверждения авансового отчета, как в данной ситуации поступить? Дата предоставления авансового отчета после загранкомандировки также составляет 3 рабочих дня или можно подольше?

Ответ

1. Если сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях, при этом сам платеж прошел в иностранной валюте, то командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту, тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи .

Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено статьи 272 Налогового кодекса РФ.

И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета ().

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России и .

2. Авансовый отчет сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту ().

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка - 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR × 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег. Это предусмотрено статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в .

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы ().

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Что оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

• и - подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
• ксерокопии загранпаспорта - с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

По окончании загранкомандировки сотрудник заполнил авансовый отчет. Часть расходовон указал в рублях, часть — в валюте.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтеру нужно определить в рублях:

• - сальдо расчетов с работником по подотчетным суммам;
• - величину командировочных расходов, которая уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль.

РАБОТНИК ПОДТВЕРДИЛ КУРС ОБМЕНА ВАЛЮТЫ

Курс обмена валюты подтверждает справка банка. Банк выдает ее в момент продаживалюты гражданину. Если работник принес такую справку, курс для пересчета валюты в рубли берите из нее.

Курс валюты из справки банка используйте:

• - для завершения расчетов с работником по подотчетным суммам;
• - отражения командировочных расходов в бухучете;
• - в налоговом учете.

На это указывают Минфин России в письмах и и ФНС России в .

Работник представил справку банка об обмене валюты

Сотрудник АО «Свирель» О.К. Свистков 11 января 2016 года получил из кассы под отчет 35 000 руб. на загранкомандировку в Вену. В этот же день работник купил 400 евро в Сбербанке России по курсу 85,55 руб./евро на сумму 34 220 руб. (400 евро × 85,55 руб.).

18 января 2016 года сотрудник сдал авансовый отчет (образец 1 ниже). К авансовому отчету О.К. Свистков приложил расходные документы и справку Сбербанка России о покупке валюты. Справка банка в авансовом отчете не указана, она подтверждает не сумму расходов, а только курс обмена валюты.

Решение

Расчеты с работником

Сотрудник израсходовал на проезд на метро и аэроэкспрессе до аэропорта и обратно 940 руб. (50 руб. × 2 + 420 руб. × 2).

О.К. Свисткову полагаются суточные в размере 8200 руб. (2500 руб. × 3 календ. дн. + 700 руб. × 1 календ. дн.).

Расходы в валюте составили 254 евро. По курсу банка на день ее покупки (11 января) это 21 729,70 руб. (254 евро × 85,55 руб.).

Сумма утвержденных расходов равна 30 869,70 руб. (940 руб. + + 8200 руб. + 21 729,70 руб.).

Неиспользованный остаток подотчетных сумм равен 4130,30 руб. (35 000 руб. - 30 869,70 руб.). О.К. Свистков вернул его в кассу.

На лицевой стороне авансового отчета (см. образец ниже) укажем реквизиты приходного кассового ордера.

Бухгалтерский учет

Сделаем проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 35 000 руб. — выдан командированному сотруднику аванс;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

— 30 869,70 руб. — утверждены командировочные расходы по авансовому отчету работника;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 4130,30 руб. — отражен возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм в кассу.

Проводки отразим на лицевой стороне авансового отчета.

Налоговый учет

Для налога на прибыль командировочные расходы также рассчитываем по курсу, указанному в справке банка об обмене валюты. Расходы командированного сотрудника составили 30 869,70 руб.

РАБОТНИК НЕ МОЖЕТ ПОДТВЕРДИТЬ ОБМЕННЫЙ КУРС

Работник не представил справку об обмене валюты

Изменим условие примера 1. О.К. Свистков 11 января 2016 года получил из кассы под отчет 35 000 руб. на загранкомандировку в Вену. В этот же день работник купил 400 евро в Сбербанке России по курсу 85,55 руб. на сумму 34 220 руб. (400 евро × 85,55 руб.).

Положением о командировках в компании установлены нормы суточных:

— 2500 руб. — за каждый день загранкомандировки;

— 700 руб. — за каждый день командировки на территории РФ.

К авансовому отчету он приложил расходные документы без справки Сбербанка России о покупке валюты, он ее потерял.

Нужно отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Решение

Пересчет валюты в рубли

Для пересчета валюты в рубли возьмем курс ЦБ РФ на дату выдачи денег под отчет (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Этот курс будем использовать:

— для завершения расчетов с работником;

— бухгалтерского и налогового учета расходов на командировку.

Сумма расходов в валюте после пересчета в рубли составляет 20 228,43 руб. (254 евро × 79,6395 руб.).

Сумма командировочных расходов

Работник израсходовал на проезд на метро и аэроэкспрессе до аэропорта и обратно 940 руб. (50 руб. × 2 + 420 руб. × 2). Ему положены суточные в сумме 8200 руб. (2500 руб. × 3 календ. дн. + 700 руб. × 1 календ. дн.).

Сумма утвержденных расходов равна 29 368,43 руб. (940 руб. + 8200 руб. + 20 228,43 руб.).

Неиспользованный остаток подотчетных сумм — 5631,57 руб. (35 000 руб. - 29 368,43 руб.). Работник вернул его в кассу.

На лицевой стороне авансового отчета укажем реквизиты приходного кассового ордера.

Налоговый учет

Командировочные расходы признаем на дату утверждения авансового отчета — на 18 января 2016 года (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Сумма командировочных расходов, признаваемых в налоговом учете, составила 29 368,43 руб. (940 руб. + 8200 руб. + 20 228,43 руб.).

Бухгалтерский учет

Сделаем проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 35 000 руб. — выдан командированному сотруднику аванс в рублях;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

— 29 368,43 руб. — отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 5631,57 руб. — возвращен неиспользованный остаток подотчетных сумм в кассу.

Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.

Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.

Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.

Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.

Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.

Внимание! Старые правила действуют только при исчислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, так как они остались в администрировании ФСС. Каких-либо заявленных новшеств по регулированию служебных поездок за рубеж в 2018 году не ожидается.

Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году

Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.

Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.

Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.

Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки. Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы.

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.

Скачать (Приложение №1) в формате Word.

Е. Л. Ермошина

редактор журнала «Налог на прибыль: учет доходов и расходов»

Заграничная служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации.

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Какие расходы на загранкомандировки можно учесть при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль? На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте? От чего зависит размер суточных и как правильно его определить? Обо всем этом вы узнаете из данного материала.

Состав расходов при командировках за рубеж

Согласно Положению работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 3, 4).

Командированным работникам возмещаются (п. 11 Положения):

– расходы на проезд и наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В соответствии с п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном языке, они должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03‑03‑06/1/202).

Выдача денежных средств под отчет

Отметим, что 19.08.2017 вступило в силу Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416‑У (далее – Указание № 4416‑У), которым внесены поправки в порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У (далее – Порядок).

В соответствии с Указанием № 4416‑У упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 п. 6.3 Порядка). Если раньше для выдачи наличных денег расходный кассовый ордер оформлялся по заявлению подотчетного лица, то с указанной даты деньги выдаются на основании либо указанного заявления либо распорядительного документа юридического лица. Эти документы составляются в произвольной форме и содержат запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

По поводу оформления распорядительного документа ЦБ РФ в Письме от 13.10.2017 № 29‑1‑1‑ОЭ/24158 разъяснил, что, во‑первых, при его подготовке юридическое лицо может руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, а во‑вторых, в распорядительном документе могут указываться несколько работников с отражением по каждому подотчетному лицу суммы наличных денег и срока, на который они выдаются.

Согласно Указанию № 4416‑У утратил силу абз. 3 п. 6.3 Порядка, в силу которого выдача наличных денег под отчет должна была проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, начиная с 19.08.2017 для выдачи подотчетных сумм не обязательно требовать у лица отчета за предыдущие средства и возврата неизрасходованных.

Обратите внимание

Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем Минфин не возражает, если при этом используются не только корпоративные пластиковые карты, но и личные банковские карты работников.

Минфин и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов (см. Письмо Минфина России № 02‑03‑10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Исходя из ст. 8 Закона о бухучете при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует преду­смотреть положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (см. Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03‑11‑11/42288).

Включаем расходы в расчет облагаемой базы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

В настоящее время сотрудники большинства организаций, отправляясь в командировку, приобретают билеты в электронном виде, оплачивая их посредством пластиковых карт (корпоративных или личных). Формы этих билетов установлены приказами Минтранса России № 134 (для авиабилетов) и № 322 (для железнодорожных билетов).

Документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по Интернету.

При этом с учетом того, что необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты) содержит посадочный талон, он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов на проезд, связанных с направлением работника в служебную командировку (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777).

Если приобретен электронный авиабилет, то оправдательным документом, подтверждающим расходы на его покупку для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, с отметкой аэропорта о досмотре (Письмо Минфина России от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214). В случае невозможности получения такого штампа (например, ввиду технических особенностей оснащения аэропорта вылета за границей) организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письмо Минфина России от 09.10.2017 № 03‑03‑06/1/65743).

В случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 29.01.2014 № 03‑03‑07/3271).

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 7 Положения).

Расходы на такси

В соответствии с п. 22 Положения расходы на проезд при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, который изложен в п. 12 данного положения при направлении в командировку в пределах территории РФ. Согласно этой норме расходы на проезд к месту командировки и обратно (а также проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:

– затраты на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

– оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В связи с тем, что в данной норме речь идет о транспорте общего пользования, возникает вопрос: может ли организация учитывать расходы на возмещение работнику затрат по оплате услуг такси в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль?

Официальная позиция Минфина заключается в следующем: расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются для целей налогообложения при условии их экономической обоснованности и оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством. Такое мнение Минфин высказал в письмах от 11.07.2012 № 03‑03‑07/33, от 04.10.2011 № 03‑03‑06/1/621, от 22.05.2009 № 03‑03‑06/1/339.

Расходы на наем жилого помещения

Согласно п. 21 Положения расходы на наем жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые определяются в соответствии со ст. 168 ТК РФ.

Подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства. Указанные расходы также учитываются в составе прочих расходов в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом, если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в гостинице, в которых отдельной строкой выделен НДС, то эта сумма «заграничного» налога может быть включена в расходы для целей налогообложения (см. Письмо Минфина России от 30.01.2012 № 03‑03‑06/1/37).

Если расходы на наем жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03‑03‑06/4/51).

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

– при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

– в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;

– в рублях – при следовании на территорию РФ.

Необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает (письма Минфина России от 24.11.2009 № 03‑03‑06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 № 3‑2‑09/362).

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Иванов И. И. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Италию, потом Хорватию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок в Италию – 120 евро, Хорватию – 80 евро.

27 октября 2017 года в 23.00 Иванов вылетел в Италию и прибыл туда 28 октября. Пересечение границы РФ 27 октября подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

– за 27 октября (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

На какую дату пересчитываются в рубли валютные расходы

Если аванс выдан в валюте

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте (п. 10 Положения).

В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ.

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 указанного закона разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение (п. 2.1 Указания Банка России № 2054‑У).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в налоговом учете?

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налого­обложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что в бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с зарубежными командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3/2006 и приложение к данному ПБУ). Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года.

18 сентября 2017 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 23 сентября, а 25 сентября представил авансовый отчет на сумму 900 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 100 евро.

Курс евро к рублю, установленный Банком России, составил:

– 18.09.2017 – 68,5801 руб./евро;

– 25.09.2017 – 69,0737 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

			Сумма, руб.
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро x 68,5801 руб./евро)
Отражена сумма командировочных расходов (900 евро x 69,0737 руб./евро)
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (100 евро x 69,0737 руб./евро)
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1000 евро x (69,0737 - 68,5801) руб./евро)

В налоговом учете организации будут отражены:

– прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 62 166,33 руб.;

– внереализационные доходы – 493,6 руб.

Если аванс выдан в рублях

Организации, не имеющие валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях с тем, чтобы они самостоятельно приобрели валюту.

В банке сотруднику должны выдать документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой в соответствии с положениями Инструкции № 136‑И.

В связи с тем, что конвертация валюты производится от имени физлица, организация не отражает операции по покупке валюты.

Командированный сотрудник на территории иностранного государства понесет расходы, связанные с командировкой, потратив всю или часть валюты, что должно быть подтверждено документально.

Работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, в данном случае – ту сумму в рублях, которая была потрачена для приобретения израсходованного количества валюты.

Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли сотрудник документально подтвердить факт приобретения валюты (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059, от 03.09.2015 № 03‑03‑07/50836).

Если сотрудник представил справку о покупке валюты, то организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте. Расходы при этом согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ будут учитываться на дату утверждения авансового отчета.

Если сотрудник не представил справку о покупке валюты, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059, от 03.09.2015 № 03‑03‑07/50836).

Пример 3

Организация направила своего сотрудника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года включительно.

15 сентября из кассы под отчет работнику был выдан аванс в размере 70 000 руб., который он израсходовал на приобретение 1 000 евро в обменном пункте по курсу 70 руб./евро.

В командировке работник потратил 900 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток в размере 100 евро в обменном пункте по курсу 68 руб./евро, получив 6 800 руб.

25 сентября работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

			Сумма, руб.
(1 000 евро x 70 руб./евро)
Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету (900 евро x 70 руб./евро)
(100 евро x 68 руб./евро)
Отражены расходы, связанные с покупкой-продажей валюты (70 000 - 63 000 - 6 800) руб.

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в сентябре 2017 года в размере 63 200 руб. (63 000 + 200).

Пример 4

Воспользуемся условиями примера 3 с той лишь разницей, что справку о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.

Курс евро к рублю, установленный Банком России на 15.09.2017, составил 68,695 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

			Сумма, руб.
Выдан командированному работнику аванс в рублях
Отражены командировочные расходы по курсу, действовавшему на дату выдачи аванса (900 евро x 68,695 руб./евро)
Возвращена в кассу сумма, не израсходованная под­отчетным лицом

Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в сентябре 2017 года в размере 61 825 руб.