Говоря о понятии современного тайм-менеджмента, люди чаще всего имеют в виду систему и методики личностно-деловой организации, пришедшие к нам с Запада. И это вполне понятно, поскольку именно там зародилась вся теоретическая и практическая база знаний, позволяющая эффективно управлять своим личным временем.
И только лишь небольшая часть специалистов знает о том, что и на Востоке есть свои, не менее успешные (а в некоторых смыслах и превосходящие западные) техники тайм-менеджмента. Под Востоком подразумевается, конечно же, Япония, славящаяся уникальностью своих бизнес-технологий.
Именно благодаря японцам мы и знаем о системе 5S.
Что такое система 5S
Японская система 5Sпредставляет собой чётко структурированную систему, которая позволяет создать оптимальные условия работы на производстве или в офисе. Путь к достижению идеальных условий лежит через создание на рабочем месте порядка, соблюдении чистоты и аккуратности, выработке мер, позволяющих экономить время и энергию.
Иными словами, система 5S направлена на упорядочивание того хаоса, который творится порой на производстве, в фирме или любой другой отрасли, представляющей собой коллективный рабочий процесс множества людей.
Составляющие методики системы 5S
Методика 5S основана на пяти базовых принципах построения работы, или, как их называют сами японцы, 5 шагах. Рассмотрим их вкратце.
1-й шаг – «Сэири» , в переводе с японского означает сортировку, удаление всего ненужного.
В практическом плане этот пункт системы 5S подразумевает разделение всех окружающих на работе вещей по двум группам: нужные и ненужные. Люди рассортировывают предметы по трём номинальным категориям:
Ненужные вещи, то есть такие, которые подлежат утилизации;
Потенциально нужные – такие, которые могут использоваться время от времени, – их переносят в отдельное место хранения;
Нужные вещи – предметы, необходимые в работе ежедневно, те, без которых в производстве не обойтись.
Считается, что этот шаг повышает уровень культуры и безопасности труда.
2-й шаг – «Сэйтон» , который можно перевести как «аккуратность, соблюдение должного порядка».
Этот шаг направлен на упорядочивание тех предметов, которые необходимы в ежедневной работе. Вещи расставляют по таким местам, откуда можно было бы с лёгкостью достать их в нужный момент. Для быстрого поиска все предметы рекомендуется промаркировать.
3-й шаг – «Сэисо» – переводится как «упорядочивание, содержание в чистоте».
Этот шаг направлен на внедрениев производстве чистоты. Рабочее место необходимо визуально разделить на несколько функциональных зон, в пределах которых будут находиться соответствующие вещи. Содержание всех приборов в чистоте, их периодическая проверка позволит избежать поломок и недееспособности, которые могут помешать эффективной работе.
4-й шаг – «Сэикэцу» – слово, которое буквально переводится как «стандартиризация».
На данном этапе анализируются первые итоги внедрения в жизнь первых трёх шагов, результаты записываются в специальный блокнот (или фиксируются в электронном виде). Наиболее эффективные решения закрепляются в стандартиризации и автоматизации рабочего процесса.
5-й шаг – «Сицуке» – это понятие в переводе означает «совершенствования, формирование дисциплины».
Заключительный шаг, направленный на осознание 5S как философии. Система бережливого производства,созданная в ходе реализации предыдущих шагов, позволяет существенным образом улучшить эффективность всей работы в целом, что, в конечном счёте, и является главной целью тайм-менеджмента.
5S – инструмент бережливого производства. 5S система организации и рационализации рабочего места.рационализации Была разработана в послевоенной Японии. Инструмент 5S – это пять этапов наведения порядка в организации и эффективной организации рабочих мест (неважно, производственных или офисных). - технология создания эффективного рабочего места
5S это пять японских слов Сэири () «сортировка» чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Сэитон () «соблюдение порядка» (аккуратность) организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Сэисо () «содержание в чистоте» (уборка) соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности. Сэикэцу () «стандартизация» (поддержание порядка) необходимое условие для выполнения первых трёх правил.стандартизация Сицукэ () «совершенствование» (формирование привычки) воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций. - технология создания эффективного рабочего места
Способствует более эффективному выполнению операций Улучшение стандартов и организации рабочего места Увеличение удовлетворенности персонала от выполняемых операций Повышение безопасности окружающей среды Способствует непрерывному совершенствованию и устранению потерь Цели внедрения 5S:
Избавиться от лишнего Разместить предметы там, где они необходимы Сделать рабочее место таким, как будто оно новое Поддерживать рабочее место в состоянии «новое», сделать эту операцию частью рабочей процедуры Развивать эту практику во всей организации. Следить за тем чтобы этот процесс был управляем, проверяем, улучшаем. - технология создания эффективного рабочего места
Если сомневаешься, выбрасывай! Сортировка Цель: На рабочем месте оставить только нужные для деятельности предметы Сортировка всегда первый шаг, основной принцип хорошей организации рабочего места. Примите решение что необходимо, а что нет. Переместите вещи необходимость которых неочевидна в карантинную зону, пока не выясните их назначение. Ненужные вещи немедленно удалите. Мусор нет необходимости анализировать! !
–Лишние предметы требуют дополнительного места хранения и внимания –Чем больше количество лишних предметов, тем сложнее отсортировать их по критерию необходимости –Длительное хранение изделий приводит к их порче и устареванию –Лишние предметы мешают текущей деятельности! Примеры потерь, возникающих из-за лишних предметов в рабочей зоне
Свое место для каждого предмета и каждый предмет на своем месте! Создание порядка Цель: расположение предметов таким образом, чтобы любому работнику было легко их находить, использовать и возвращать на место. Порядок в рабочей зоне исключает: Затраты времени на поиск информации, материалов, инструмента. Излишки запасов, благодаря тому, что все материалы на своих местах и правильно маркированы Возможность перепутать различные детали/информацию путем их хранения в четко определенных местах.
! –Если предметы используются в комплексе, то хранить их следует вместе, и в последовательности использования. –Необходимо тщательно продумать правильное и удобное расположение предметов –Хранить предметы нужно с учетом частоты их использования: Часто используемые предметы - в рабочей зоне (неделя, месяц) Редко используемые предметы – в отдаленности от рабочей зоны – 1 раз в полгода (на складе, в хранилище) –Места для хранения должно быть достаточно, чтобы легко брать предметы и класть обратно –Хранить предметы следует по принципу функциональности или предназначения: Принцип функциональности – совместное хранение предметов со схожими функциями Принцип предназначения – совместное хранение предметов, предназначенных для обработки одного и того же объекта. Принципы хранения предметов
Информирование о местонахождении предметов Для акцентирования внимания на местонахождении различных предметов используют три основных метода: Маркировка краской: Выделение местонахождения предметов определенным цветом. В основном данный метод используется для указания мест на полу и в проходах. Метод дорожных знаков: Использует принцип указания на предметы (что, где и в каком количестве). Оконтуривание: Способ показать, где и какие предметы хранятся. Для этого на месте хранения предмета обводят его контур, который при возвращении предмета укажет куда именно его класть.
Содержание в порядке Лучшая уборка, когда не надо убирать! Цель: содержание рабочей зоны в полной чистоте и исправности Чистое рабочее пространство – безопасное пространство Создайте чистое, комфортное место работы, где бы вы и студенты желали работать. Решайте проблему в источнике ее появления Проблемы могут быть выявлены в самом начале как только они появились и не повлекли более существенные последствия
Стандартизация Содержани е в порядке Создание порядка Сортировк а Решайте проблемы не за минуты, а за часы, но решайте навсегда! Стандартизация Цель: Добиться стабильности результатов первых трех шагов. Убедиться, что стандарт поддерживается и развивается. Создайте стандарт, описывающий обязанности и основные типы деятельности, связанные с организацией рабочего места для всех типов рабочих
Совершенству нет предела Совершенствование Цель: Добиться, чтобы выполнение процедур методологии превратилась в привычку. Для повышения эффективности внедрения данного шага следует: Визуализировать достигнутый результат от внедрения 5S. Показать всем, что это работает! Контролировать соблюдение правил методологии 5S путем проведения периодических аудитов Обучение работников принципам 5S Мотивируйте и поощряйте сотрудников на постоянное улучшение Рассчитайте экономию от внедрения 5S
Руководитель подразделения Аудитор Фамилия руководителя Фамилия аудитора Дата: ОценкаКомментарии Шаг 1 – SEIRI 1. Все ненужные вещи удалены или обозначены 2. Все ненужные вещи перемещены на новое место или утилизированы 3. Определены места для нахождения материалов, штабелеров и др. 4. Разработан список отсутствующих предметов. Шаг 2 – SEITON 1. Все пути и проходы доступны и свободны 2. Все средства производства чисты и функциональны 3. Рабочие места содержаться в чистоте 4. Рабочие места для производственных отходов и их переработки в наличие и функциональны Пример документа 5S аудита
Шаг 3 - SEISO 1. Графики уборки и обслуживания существуют и соблюдаются 2. Рабочие зоны для рабочих мест разграничены и обозначены 3. Порядок поддерживается через визуализацию Шаг 4 – SEIKETSU 1. Все ненужные вещи регулярно удаляются 2. Места складирования установлены для минимальной потребности и используются в нужных целях 3. Все маркировки и обозначения актуальны 4.Сотрудники следуют предписаниям и инструкциям по охране и безопасности труда Шаг 5 – SHITSUKE 1. Результаты предыдущего аудита вывешены для ознакомления 2. Планы мероприятий вывешены и реализуются 3. Корректирующие действия по последнему аудиту выполнены 4. Проводится внутренний аудит Общая оценка в баллах Установленный целевой показатель Пример документа 5S аудита
Оптимизация планово-предупредительного ремонта подвижного состава
по системе 5С
1 Общие положения
1.1 Система 5С представляет собой систему наведения порядка, чистоты,
укрепления дисциплины и создания безопасных условий труда с участием всего
персонала.
1.2 Данная система позволяет практически без капитальных вложений не только
наводить порядок на производстве – повышать производительность, сокращать потери,
снижать уровень брака и травматизма, но и создавать необходимые стартовые условия для
реализации сложных и дорогостоящих производственных и организационных инноваций,
обеспечить их высокую эффективность – в первую очередь за счет радикального
изменения сознания работников, их отношения к своему делу.
1.3 Система 5С может быть применена при оценке и оптимизации текущего
ремонта и технического обслуживания подвижного состава.
2 Этапы внедрения системы 5С
2.1 Сортировка
2.1.1 Рабочие места очищаются от всего ненужного. Инструменты и детали
сортируются, оставляются только необходимые предметы, отсортированные по частоте
использования. Сортировка делает рабочее место менее загрязненным, более безопасным
и создает предпосылки для роста производительности труда.
2.1.2 Места и объекты, требующие особого внимания в помещениях ремонтных
подразделений:
1. Полки, шкафы, тумбочки.
2. Коридоры, проезды, проходы, углы.
3. Плохоосвещенные / «ничьи» места (под лестницами, за колоннами).
4. Продукция – готовая (но не переданная), старые заделы комплектующих и
материалов, брак, неидентифицированная продукция.
5. Инструмент, оснастка, приспособления, калибры, меритель.
6. Оборудование, подставки, стеллажи, стенды, тележки.
7. Труднодоступные места – углубления, места за и под оборудованием, за
перегородками, элементы коммуникаций.
8. Кладовки, навесы, полки.
9. Стены, доски объявлений, стенды.
10. Места вдоль стен (внутри и снаружи зданий), заборов, на прилегающей
территории.
2.2 Рациональное размещение
2.2.1 Рабочее место должно быть организовано рациональным образом,
уменьшающим передвижения и перемещения – определены места для каждого предмета,
и каждый предмет находится на своем месте, готовый к использованию. Предметы
располагаются в соответствии со своим функциональным назначением.
2.2.2 Размещайте предметы таким образом, чтобы нужные предметы можно было
достать и пользоваться ими в нужное время, в необходимом количестве, безопасно и без
нанесения им повреждения, чтобы их местонахождение было легко определено с первого
взгляда (рисунок 1).
Рисунок 1 – Пример размещения на рабочем месте мелких деталей
2.2.3 Идентифицируйте место и сами предметы. После того как Вы определили
лучшее местонахождение для необходимого количества предметов, сделайте так чтобы
все вокруг могли узнать:
– где, что и в каком количестве должно находиться;
– где, что и в каком количестве находится.
Для этого используйте бирки, надписи, маркировку и другие средства (рисунок 2).
Обязательно указывайте наименование предмета. Если предметов какого-то вида должно
быть несколько (например, оборотный запас деталей), то обязательно указывайте
количество.
Рисунок 2 – Идентификация места
2.2.4 Используйте цветовое кодирование (рисунок 3), создавая зоны и обеспечивая
нахождение определенных предметов именно там, где они должны быть:
– зеленый цвет – зона годной продукции;
– желтый цвет – зона для продукции, подлежащей ремонту или проверке;
– красный цвет – зона для негодной продукции.
Рисунок 3 – Пример использования цветовых кодов
Для реализации второго принципа 5С широко применяют контурные доски.
Контурные доски – это способ размещения инструмента на рабочих местах,
обеспечивающий максимально наглядное его размещение и мгновенное обнаружение его
отсутствия.
Контурная доска состоит из основы (лист фанеры, перфорированный лист и др.),
крючков для размещения на доске инструмента и нанесенных краской на основу контуров
инструмента, который подразумевается на нем размещать (рисунок 4).
Рисунок 4 - контурные доски из перфорированного листа
Преимущества контурных досок:
– определено точное место для инструмента, размещение строго определено, его
легко найти по нарисованному контуру инструмента;
– инструмент не разбросан по цеху;
– поиск необходимого инструмента легко и быстро осуществить;
– часто используемый инструмент располагается перед глазами на рабочем месте;
– легкость в отслеживании наличия того или иного инструмента.
2.2.5 С другой стороны, рациональной размещение связано с выравниванием
загрузки в процессе ремонтов и технического обслуживания. Задачи и операции
группируются по участкам и рабочим таким образом, чтобы загрузка всего персонала
была одинакова, а ремонтные работы выполнялись максимально эффективно.
2.3 Уборка
2.3.1 Рабочее место должно всегда быть настолько чистым, насколько это
возможно. Любой предмет не на месте должен бросаться в глаза. Мусор и
неремонтопригодные детали должны быстро убираться. Оборудование должно
поддерживаться в чистоте для того, чтобы утечки или другие дефекты быстро
обнаруживались.
2.3.2 Ежедневно проводите уборку на рабочих местах. Совмещайте уборку с
выявлением и устранением неисправностей (рисунок 5). Выполняйте:
– осмотр рабочих зон перед началом работы;
– наблюдение в процессе работы;
– уборку после окончания работы.
Рисунок 5 – Пример выявления неисправностей: 1 – грязь, 2 – течь,
3 - нарушение защиты электрических соединений
2.3.3 Внимательно следите за работой оборудования: нет ли небольших
неисправностей или источников загрязнений (течь масла, разбрасывание стружки,
деформация, ослабление крепления элементов, износ и т.п.).
2.4 Стандартизация
2.4.1 Стандарт – это основа для оценки соответствия и для дальнейших
улучшений. Если нет стандарта, то не с чем сравнивать – невозможно оценить насколько
эффективна рабочая среда и становится ли лучше шаг за шагом.
2.4.2 На каждом рабочем месте документированы и соблюдаются стандарты
организации рабочего места и распределение ответственности за поддержание порядка:
– Разработайте стандарт по сортировке.
– Разработайте стандарты по размещению предметов.
– Разработайте стандарты по уборке и по чистке оборудования.
– Разработайте стандарт по проверке/оценке состояния рабочей среды.
2.4.3 Поместите средства визуального управления на тех предметах, к которым они
относятся, сделайте их такими, чтобы каждый мог определить, что правильно, а что
неправильно.
2.4.4 Технологическая документация по каждой задаче должна содержать четкое
определение, последовательность операций, необходимые предупреждения безопасности,
требуемый инструмент и запасные части. Также необходимо создать обратную связь, для
того чтобы ремонтный персонал выдвигал предложения по организации ремонта,
обеспечивая постоянные улучшения.
2.5 Совершенствование
2.5.1 Цель совершенствования – с каждым шагом рабочая среда должна
становиться все более эффективной и безопасной, а описывающие ее стандарты – должны
изменяться. Внедрение и развитие системы 5С – это не разовое мероприятие, а часть
повседневной работы, направленной на улучшение условий труда.
2.5.2 Проводите профилактику помещений ремонтных подразделений.
Используйте стандартизованные и унифицированные обозначения, разметки и цвета.
Производите уборку своего рабочего места, чистку оборудования согласно
установленным правилам.
2.5.3 Совершенствуйте производственную среду:
– проявляйте инициативу, выявляйте новые способы применения системы 5С на
вашем рабочем месте в течение каждого дня;
– сообщайте вашему руководству, что вам нужны определенные ресурсы или
поддержка;
– активно участвуйте во всех мероприятиях по внедрению системы 5С;
– активно участвуйте в продвижении дальнейшей деятельности по внедрению
Рассуждая о концепции тайм-менеджмента, большинство людей подразумевает систему управления собственным временным ресурсом, разработанную западными специалистами. Это более чем обосновано, ведь именно там появился теоретический и практический фундамент знаний, которые дают возможность максимально эффективно управлять каждой минутой своей жизни.
Далеко не все знают, что на Востоке также есть свои методики тайм-менеджмента, которые ничем не хуже, а в некоторых аспектах даже более эффективны, нежели западные концепции. Говоря о восточных странах, мы подразумеваем Японию, ведь именно страна восходящего солнца стала родиной многих бизнес-технологий (первое, что приходит на ум – система Кайдзен , но сегодня речь не о ней). Японская система 5S является явной демонстрацией того, каких вершин достигли деловые люди этой страны в управлении собственным временем.
Что такое система 5S
Открывает возможности для оптимизации рабочих условий в офисе или на производственном объекте. Она включает в себя необходимость создания и поддержания порядка на рабочем столе, аккуратность, а также комплекс мер, направленных на экономию времени и энергии.
Говоря иначе, система 5S позволяет устранить тот хаос, который присущ любому рабочему процессу. На производстве или в офисе, где происходит взаимодействие множества людей, беспорядок практически неизбежен. Внедрение системы 5S позволяет снизить влияние этого негативного фактора практически до нуля.
Элементы методики системы 5S
Данная система основывается на пяти фундаментальных принципах. Давайте рассмотрим их подробнее.
Первый шаг носит название «Сэири», что дословно означает сортировку. Речь идет об устранении всего ненужного. На практике имеет место разделение всех предметов на нужные и ненужные. Сортировка происходит по трем основным категориям:
- Ненужные вещи. Они подлежат устранению, поскольку никогда не пригодятся своему владельцу.
- Потенциально нужные вещи. Эти предметы используются нечасто. Именно поэтому для них выделяется специальное место для хранения.
- Нужные вещи. К ним относится то, без чего рабочий процесс просто невозможен.
Японцы утверждают, что данный шаг позволяет значительно увеличить уровень культуры и сделать труд более безопасным.
Второй шаг носит название «Сэйтон», что расшифровывается как «аккуратность, порядок». Данный этап необходим для упорядочивания тех вещей, которые нужны при повседневной работе. Все предметы кладутся в те места, откуда их можно будет при необходимости легко извлечь. Специалисты советуют маркировать предметы для того, чтобы их можно было быстро найти.
Третий этап носит название «Сэисо» и имеет значение упорядочивания и содержания в опрятном виде. Данный шаг подразумевает поддержание чистоты. Рабочее место должно быть визуально поделено на несколько зон, в каждой из которых будут располагаться определенные вещи. При этом надо следить за тем, чтобы все приборы находились в чистоте. Также нужно время от времени проверять их на работоспособность, чтобы избежать проблем, которые могут снизить эффективность рабочего процесса.
На четвертом этапе, который называется «Сэикэцу», имеет место стандартизация. На этом шаге происходит оценка эффективности внедрения первых трех шагов, а результаты фиксируются в письменном либо электронном виде. Самые продуктивные нововведения используются для автоматизации и стандартизации трудового процесса.
Пятый шаг носит название «Сицуке» и подразумевает совершенствование и формирование дисциплины. Этот этап направлен на то, чтобы использование системы 5S в производстве стало жизненной философией работников. Внедрение вышеописанных методик позволяет улучшить продуктивность труда. Очевидно, что это и является первичной задачей тайм-менеджмента.
Сортировка означает, что вы освобождаете свое рабочее место от всего, что не понадобится при выполнении текущих производственных или канцелярских операций.
Поразительно, но эту простую концепцию часто понимают неверно, поскольку с первого взгляда бывает трудно определить, что действительно понадобится, а что - нет.
Сначала вам будет сложно избавиться от лишних предметов на рабочем месте. Рабочие часто собирают какие-то детали, считая, что они могут пригодиться при выполнении следующего заказа. Таким образом, детали и инвентарь накапливаются, мешая текущей производственной деятельности. Это ведет к накоплению ненужных запасов на всей территории завода.
Примеры потерь, вызванных наличием лишних предметов в рабочей зоне
Типы потерь, приводящих к ошибкам и дефектам:
- Ненужные запасы требуют дополнительного места хранения и внимания.
- Для транспортировки излишних запчастей требуются дополнительная тара и тележки.
- Чем больше количество лишних предметов, тем сложнее отсортировать нужное от ненужного.
- Длительное хранение изделий ведет к их порче и устареванию из-за изменений в конструкции и т.п.
- Ненужное в данный момент оборудование мешает текущей деятельности.
Второй этап - рациональное расположение
Рациональное расположение означает расположение предметов таким образом, чтобы их было легко использовать, легко находить и возвращать на место. Рациональное расположение неразрывно связано с сортировкой. Когда все предметы рассортированы, остаются только те, которые действительно нужны для текущей деятельности. Следующий шаг к достижению рационального расположения - это добиться того, чтобы любой рабочий мог сразу же понять, где искать те или иные предметы и куда их девать после использования.
Третий этап - уборка
Осуществлять уборку означает регулярно мыть полы, протирать оборудование и постоянно проверять, всели содержится в чистоте. Состояние рабочего места в определенной степени отражается на качестве выпускаемой продукции. Уборка направлена на экономию усилий, так как помогает избежать скапливания грязи, пыли и отходов в цехах.
Уборка должна производиться ежедневно в сочетании с процедурой проверки оборудования.
Четвертый этап - стандартизация
Стандартизация отличается от сортировки, рационального расположения и уборки. Первые три этапа - это виды различной деятельности, в то время как стандартизация - это метод, при помощи которого вы сможете добиться стабильности результатов при выполнении процедур первых трех этапов - сортировки, рационального расположения и уборки.
Стандартизация тесно связана с каждым из первых трех этапов, но больше всего - с уборкой. Одним из результатов стандартизации являются чистые станки, отсутствие грязи, пыли и хлама в рабочей зоне. Стандартизация - это состояние, которое мы получаем через некоторое время после регулярного соблюдения процедур уборки.
Пятый этап - совершенствование
В контексте системы 5S совершенствование означает то, что выполнение установленных процедур превратилось в привычку.
Внедрения первых четырех этапов можно добиться без особого труда, если рабочие проявят интерес к постоянному совершенствованию своей деятельности в рамках системы 5S. В этом случае эффективность работы и качество выпускаемой продукции повысятся.
Во многих компаниях тратят слишком много времени на уборку и наведение порядка, поскольку из-за отсутствия дисциплины пренебрегают поддерживанием порядка в рамках системы 5S и не применяют эту систему регулярно. Даже если в компании проводятся акции и соревнования по внедрению системы 5S, без пятого этапа системы 5S - совершенствования - результаты предыдущих четырех этапов не удастся сохранить надолго.
